撰文/陽明交大專案經理 吳虹虹
在疫情的衝擊下，許多日常工作皆受到影響，多數會議也從實體改為視訊方式進行。臨床計畫追蹤與管理系統(Protocol Tracking and Management System, PTMS)除了提供IRB管理計畫內容，也具有自動產生議程的功能。召開審查會議時，開啟PTMS即可瀏覽計畫及相關文件，可以減少工作負荷。以下將進一步介紹PTMS會議功能的使用情境。
PTMS是以角色區分權限，不同角色的畫面與功能皆略有差異。例如承辦人員角色是呈現完整紀錄，與會委員的權限則受到限制。參與會議前，與會委員可先登入系統，切換至「委員會」角色及選擇會議日期，即能瀏覽議程(依審查案類型排序)。「委員會」角色則可看見送審文件，並可透過連結瀏覽委員審查意見（如圖一）。送審文件包含試驗團隊上傳的歷次版本文件，及主持人的回覆內容，以幫助委員快速瞭解案件審查歷程與需討論項目。瀏覽原審委員意見時，系統不顯示委員姓名，且無法下載檔案。
召開會議時，可視情況開啟兩台電腦，一台是會議主席利用委員會角色開啟議程，並透過視訊軟體的共享桌面，方便與會者同步瀏覽，委員也可自行登入系統預先檢閱；另一台則是使用承辦人員角色編輯會議紀錄，儲存後會更新至會議記錄的頁面，可在會議上確認內容是否有誤，也減少IRB行政人員會議後再重複貼上內容的時間。
因IRB會議的表決皆為匿名勾選，目前市面上部分視訊會議軟體，有提供投票等相關功能。可由各單位自行選擇適合之軟體，召開視訊會議時，搭配PTMS使用，不僅輕鬆解決事前的文件及議程準備時間，亦能符合SOP規定。免費的視訊軟體如Google meet，雖不提供投票功能，仍可利用其他的軟體像是slido進行線上投票，完成遠距IRB會議。
不僅是疫情影響，隨著科技發展，線上視訊會議已成為常態。CIMS團隊提供的系統服務，幫助許多單位朝無紙化作業邁進。相較於紙本作業的單位，實施遠距辦公或會議時的難度降低許多。危機就是轉機，若利用疫情造成的不便，引進電子系統加速數位轉型，不但可解決遠距IRB會議的問題，亦可提升IRB的工作效率。
